ico

Förhandlingsteknik

You are here: Home » Förhandlingsteknik

Vinn förhandlingen genom effektiv förhandlingsteknik – utan att din motpart förlorar

Skickliga förhandlare strävar hela tiden efter att bli ännu mer framgångsrika. De som inser att de kan prestera bättre än de gjort i sina senaste förhandlingar och dessutom proaktivt väljer att utbilda sig vidare, träna sin förhandlingsteknik och reflektera över gjorda misstag har de bästa förutsättningarna för fortsatt framgång. De kommer fortsätta lyckas allt bättre med sina förhandlingar, de utvecklas och kan ta sig an allt större utmaningar. Lönsamheten i företaget ökar, liksom trivseln, integriteten och känslan av att göra ett bra jobb.

Den outnyttjade potentialen är stor

Studier av mer än 1000 förhandlare visar att ca 40% av tillgängligt förhandlingsutrymme aldrig utnyttjas. De förhandlare som lär sig identifiera möjligheterna inom det outnyttjade området kan göra en betydligt bättre affär utan att motparten känner sig som förlorare.

I förhandlingsutrymmet finns en stor outnyttjad potential som består av skillnaden mellan de värden köparen och säljaren upplever när de ser förhandlingsutrymmet ur sitt eget perspektiv jämfört med när de genom mod, engagemang, nyfikenhet, kreativitet och öppenhet kan skapa ett helt annat informationsutbyte, ökad tillit och förståelse och se förhandlingen ur båda parternas perspektiv. Plötsligt kommer helt andra värden i dagen och parterna kan fokusera på hur de ska värdera och fördela gemensamt funna mervärden istället för att sitta och argumentera för ”sin sak”.

Ta lärdom och gör kakan större – inte mindre

Det finns åtskilliga fällor eller brister som kan spräcka, låsa eller försvåra en förhandlingssituation. Genom utbildning och träning i förhandlingsteknik och kommunikativ kompetens lär sig många känna igen och hantera olika beteenden, undvika fällor och utveckla sin egen personliga förhandlingsstil och kommunikativa kompetens som skapar mervärden.

Tyvärr har fortfarande många företag sin huvudsakliga fokus på att pressa sina egna och andras kostnader och priser. Press, press och vad händer? Jo, kakan som ska delas i förhandlingarna blir mindre och det uppstår reaktioner och motkrafter. När vi betraktar vår globala omvärld fylld av konflikter, hot, våld, förtryck, svält och fattigdom, ser vi några få vinnare och väldigt många förlorare. Spelen kring förhandlingsborden inom politiken och i affärsvärlden är tyvärr ofta en spegel av denna värld.

Konkurrenssituationen är stenhård

Nya aktörer dyker upp från fjärran länder och börjar knapra på vår kaka. Vi måste agera snabbt och bestämt, så vi pressar och pressar. Vi skär bort, flyttar, sparar och sparkar. En del företag har valt att omvandla vissa viktiga förhandlingsvariabler till fasta parametrar i sin affärspolicy. Vid förhandlingarna hänvisar de till sin styrelse eller policy för att undvika förhandling om dessa parametrar eller variabler. Exempelvis kan betalningsvillkoren låsas vid 20 dagar. De bryr sig inte om ifall en längre betalningstid eller ett förskott kunde gett högre intäkter eller andra värden. De blundar och tackar glatt nej, för de har ju räknat på detta och de vet bättre. Fast i deras kalkyl beaktas sällan effekten av att affärsmänniskorna i företaget har få variabler kvar att förhandla om. De kan ju bara förhandla om det de får förhandla om varför det ofta uppstår en pris- och volymfokus. Förhandlarna ges små möjligheter att förhandla kreativt genom att söka, finna och fördela värden bland många olika variabler. Det finns viss risk att affärskompetensen utarmas. En del företag och branscher minskar dessutom avståndet mellan olika förhandlingsvariablers tillåtna max och mingränser, vilket ytterligare krymper affärsmänniskornas förhandlingsutrymme. Detta medför knappast att vi blir bättre förhandlare eller gör bättre affärer. Tvärtom, med få förhandlingsvariabler gör vi sämre affärer, blir mer kortsiktiga, får små möjligheter att träna och utveckla vår förhandlingsteknik, vilket leder till att de medarbetare som förhandlar, varken utvecklas eller känner att de gör ett bra jobb. Var finns utmaningarna och grogrunden för kreativa lösningar?

En del förhandlare har inte helt klart för sig hur internräntan kan användas för att räkna ut vad olika betalningsvillkor innebär, och somliga missar att testa om traditionellt fasta parameter kan omvandlas till variabler. När vi slutar ifrågasätta, slutar vi testa gränser och då slutar vi i praktiken att förhandla. Varje dag genomförs 100-tals affärsförhandlingar i Sverige där affären handlar om miljonbelopp, men där mervärden inte kan hittas eller ens letas efter. Många gånger avslutas förhandlingarna med att den kaka som man skall dela på blivit mindre än den var tidigare. De människor och företag som insett vad det handlar om har ändrat sitt synsätt, sina grundläggande värderingar och sin förhandlingsteknik. De fäster större vikt vid kompetensutveckling, de bryr sig om sina kunders och leverantörers problem och möjligheter. De ser till att företagets etiska värderingar ligger som grund när det gäller olika krav och villkor såväl på den egna verksamheten som på affärspartners, anställda och miljön.

Framsynta företag skapar ofta systematiskt större spelplaner inför sina förhandlingar, med många olika förhandlingsvariabler, där duktiga affärsmänniskor ges möjlighet att mötas, förhandla och nå riktigt goda förhandlingsresultat. Företagen kännetecknas av projekt- och processorientering, hög förändringstakt, nära relationer och långsiktighet med anställda och affärspartners. Trenden hos dessa framgångsrika företag är att fler människor förhandlar och de förhandlar mer än tidigare och mer effektivt. Cheferna tar sig mer tid för feedback och analys efter viktiga förhandlingar. Tillsammans med sin förhandlingsgrupp analyserar de hur det gick, de bedömer sin egen och andras insats, vad som kunde gått bättre, gjorts annorlunda och vilka lärdomar var och en i förhandlingsgruppen tar med sig till nästa gång.

Hur förbereder vi oss?

Väl genomförda förhandlingsförberedelser är en viktig del av en framgångsrik förhandlingsteknik. Här slarvar många. Vi har mycket att vinna på att vara väl förberedda inför en förhandling. Vi uppfattas som professionella när vi är väl förberedda. Vi känner oss tryggare och säkrare, vilket syns i vårt kroppsspråk, vår retorik och hur vi låter. Nedan ges några exempel på frågor att gå igenom i förhandlingsförberedelserna (de tio P:na):

  1. Personer: Hur är vår relation? Hur fortsätter vi bygga goda personliga relationer? Hur beaktar vi olika underliggande mänskliga behov som rör bl.a. känslor, attityder, beteenden och värderingar. Vad visar våra kundattitydsundersökningar? Hur uppfattas vårt team och jag som person?  Vilka är våra och min a egna grundläggande värderingar?
  2. Produktens prestanda och särskiljande egenskaper jämfört med konkurrenterna. Vilka är de viktigaste konkurrensfaktorerna? Hur värderas dessa?
  3. Position: Förhandlingsposition. Vilka är konkurrenterna? Hur ligger vi till just nu jämfört med dem? Vilka alternativ finns? Mål, Gränser? Marknadssituation och position? (I botten finns ofta marknadsanalyser som SWOT, Boston, Porter, m.m.)
  4. Problem? Vilka problemställningar finns det? Vilka frågeställningar kommer vi eller de att vilja ta upp? Reklamationer, missnöje, missförstånd, oro. Hur vända minus till plus?
  5. Pris: Hur konkurrenskraftigt är vårt pris? Öppningspris, målpris, smärtgränser
  6. Priskonstruktion, betalningssätt och finansieringslösningar. Vilka alternativ finns? Hur vill vi och vår affärspartner ha det och varför?
  7. Perspektiv: Tidsperspektivet. Vilket perspektiv har vi och vår affärspartner och varför? Hur påverkar detta affären? Behov över viss tid? Variationer över tiden?
  8. Påverkan: Hur väl fungerar informationsutbyte och kunskapsöverföring? Gemensamma projekt, möten, e-mailväxling, rapporter, marknadsföring, aktiviteter och evenemang?
  9. Plats: Var ska förhandlingen äga rum? Hur skapar vi en trivsam och behaglig miljö?
  10. Positiv inledning: Bryt isen, ”tala väder” i positiv anda, känn in motpartens tempo, ordval, kroppsspråk och tonfall. Betona vikten av mötet. Bekräfta personerna omkring dig.
Hur väljer vi partner?

Relationer som skapas och utvecklas till ett fungerande partnerskap baseras oftast på öppenhet, ärlighet och en ömsesidig vilja att försöka förstå, hjälpa och vara generösa mot varandra. Du har inte automatiskt en väl fungerande relation för att du är generös, men det kan vara en bra start. Om generositeten är ömsesidig är förutsättningarna för ett väl fungerande långsiktigt samarbete väldigt goda.

Människor med stora hjärtan uppfattas ofta som givmilda, naturligt starka och modiga. De har en speciell utstrålning och naturlig genomslagskraft. Dessa människor blir ofta ledare av förändring, förbättring och positiv utveckling. Stora ledare leder genom vad de är och genom sina handlingar. Vi ser upp till dem som förebilder och vi vill gärna ta efter. Fundera över hur människor med stora hjärtan som du känner är som förhandlare.

Precis som med kärleksrelationer kan du inte utveckla en djupare affärsrelation med vem som helst. Vissa förutsättningar och kvalifikationer måste uppfyllas. Det kan bli kostsamt och smärtsamt att lita blint på vad andra säger att de är, kan och vill. Mellan parterna behöver först byggas trovärdighet, sedan förtroende och slutligen tillit. Detta kan ta tid och det är helt normalt. Att ha bråttom när du väljer partner kan vara förödande.

Att välja partner som enbart baseras på åtrå, utseende eller status gör dig sannolikt olycklig i ditt kärleksliv även om du under den inledande förälskelsen kan känna dig svävande och lycklig en stund. På samma sätt förhåller det sig när du väljer affärspartner.

Det är viktigt att parterna tar stor hänsyn till varandras värderingar och långsiktiga strategier inför samarbetet. Det är dags att kontakta mig om du anser att det är en förutsättning för dina viktigaste affärsrelationer att du eller ditt företag är bättre, klokare, eller mäktigare än din affärspartner. Jag kan hjälpa dig tänka annorlunda och agera för konstruktiv och framgångsrik förändring kring hur du väljer partner. Alla former av maktspel där en starkare part försöker utnyttja sin maktposition till sin fördel är dömda att misslyckas på sikt. Det är bara en tidsfråga. Så gott som alla långsiktigt väl fungerande partnerskap och relationer upplevs som rättvisa och jämställda av de inblandade parterna. De bygger på att ingen utövar makt över den andre även om det finns muskler. Det är dina egna rädslor som ska mötas.

Misslyckade maktbalanseringar och maktfördelningar är den vanligaste förklaringen till varför mer än 70 % av alla försök till partnerskap misslyckas. Målet för ett partnerskap ska främst vara för partnerskapets bästa, och inte för olika styrande parters eller individers bästa. När det gäller affärsrelationer är det ett fåtal grundläggande värderingar som spelar stor roll, anser jag. Vanligen handlar det om förståelse, acceptans, ärlighet, öppenhet och respekt. För att få kunskaper om hur det förhåller sig med dessa värdeord, måste kommunikationen fungera väl mellan parterna.

Show Comments